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Keine Angst vor neuen Wegen

Beschaffungsvertrag für die komplette bildgebende Diagnostik der Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola“

Autor: Text: Philipp Grätzel von Grätz1 | Bild: Roger Hagman

Beschaffungsvertrag für die komplette bildgebende Diagnostik der Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola“

Mit einem über zehn Jahre angelegten Beschaffungsvertrag für die komplette bildgebende Diagnostik stellen die Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola“ in Zeiten knapper Krankenhausbudgets sicher, dass für die Patienten auch in Zukunft die jeweils aktuellste Gerätetechnologie zur Verfügung steht. Der Vertrag, der im Rahmen eines wettbewerblichen Dialogs ausgeschrieben worden war, ist nicht nur ökonomisch attraktiv. Er sorgt auch für mehr Einheitlichkeit an den insgesamt drei Standorten.

Wenn Krankenhäuser ihre bildgebenden Systeme erneuern wollen, dann schreiben sie eines oder auch mehrere Großgeräte aus. Ist der Zuschlag erteilt, werden die in die Jahre gekommenen Altgeräte durch neue Produkte ersetzt. Dieses Prozedere wird immer dann wiederholt, wenn wieder einmal ein Gerät das Ende seiner Lebensspanne erreicht hat. Auch an den Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola“ wurde das Beschaffungswesen in der Medizintechnik jahrelang so gehandhabt.

Klassisches Beschaffungswesen stößt an Grenzen

Doch dieses „klassische“ Beschaffungswesen stößt zunehmend an Grenzen. Denn das Investitionsklima für Krankenhäuser in Deutschland hat sich rapide verschlechtert. „Die duale Krankenhausfinanzierung durch Bundesländer und gesetzliche Krankenkassen hat so lange funktioniert, wie sich alle an ihre Verpflichtungen gehalten haben“, betont der Geschäftsführer der Thüringen-Kliniken, Hans Eberhardt. Mittlerweile zeige sich allerdings, dass die Krankenhäuser durch dieses Finanzierungsmodell den Länderhaushalten ausgeliefert seien. Wird es knapp in der Haushaltskasse, schlägt das auf die Investitionsbudgets der Krankenhäuser durch, weil die Fördermittel nicht mehr im nötigen Umfang fließen.

Hans Eberhardt, Geschäftsführer der Thüringen-Kliniken
Hans Eberhardt, Geschäftsführer der Thüringen-Kliniken "Georgius Agricola" GmbH und des Medizinischen Versorgungszentrum der Thüringen-Kliniken "G. Agricola" GmbH

Was das heißt, hat Eberhardt am eigenen Leib erfahren: „Als Thüringen-Kliniken haben wir einen Anspruch auf 1,6 bis 1,8 Millionen Euro pauschale Fördermittel. Aufgrund der Haushaltssituation des Landes Thüringen ist das auf unter eine Million Euro reduziert worden.“ Anderen Krankenhäusern geht es nicht anders: Bundesweit wird der dringende Investitionsbedarf der Krankenhäuser beispielsweise im Krankenhaus-Rating-Report derzeit auf knapp 6 Milliarden Euro pro Jahr geschätzt. „Nicht einmal die Hälfte davon wird von den Bundesländern überwiesen“, so Eberhardt.

Die Folgen sind von Krankenhaus zu Krankenhaus und von Region zu Region unterschiedlich. „Viele Krankenhäuser finanzieren Investitionen aus dem laufenden Betrieb. Das kann auf Dauer nicht funktionieren“, betont Eberhardt. Wer es dennoch tut, riskiert Defizite. Eine Umfrage des Verbands der Krankenhausdirektoren (VKD) unter 1800 Geschäftsführern und Verwaltungsdirektoren zum Jahreswechsel 2014/2015 zeigte, dass die Hälfte aller Krankenhäuser der Grundversorgung und 43 Prozent der Krankenhäuser der Maximalversorgung in Deutschland defizitär waren.

 

Alle Jahre wieder droht das Defizit

Die Thüringen-Kliniken, die drei Akutkrankenhäuser in Saalfeld, Pößneck und Rudolstadt sowie 25 Arztpraxen in einer als Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) organisierten Tochtergesellschaft betreiben, stehen angesichts dieser finanzpolitischen Großwetterlage noch gut da. „Wir haben seit 25 Jahren kein Defizit, und wir finanzieren auch keine Investitionen aus dem laufenden Betrieb“, so Eberhardt. Die Lage in den neuen Bundesländern sieht er dabei als vorteilhaft an. Die Konsolidierung der Krankenhauslandschaft fand hier deutlich konsequenter statt als in den alten Bundesländern.

Durch Übernahmen und Schließungen wurde die Zahl der Krankenhäuser in Thüringen beispielsweise von 60 auf 34 reduziert. Überregionale Schwerpunktversorger wie die Thüringen-Kliniken haben dadurch eine starke Stellung in ihrer Region und weniger Konkurrenz als anderswo. Spätestens seit 2010 haben die Thüringer deswegen mit dem Gedanken gespielt, im Beschaffungswesen und hier speziell bei den bildgebenden Systemen andere Wege zu gehen.

Eine Möglichkeit, die die Fördermittelrichtlinien vorsehen, ist die des Mietkaufs. Für Eberhardt ist das aber nur eine Scheinlösung: „Damit lassen sich Investitionskosten strecken, aber irgendwann reicht das auch nicht mehr.“ Attraktiver schien den Thüringern ein langfristiger Beschaffungsvertrag, der dann im Jahr 2012 auch ganz konkret in Angriff genommen wurde. Unter Beteiligung des externen Beraters Dipl.-Ing. Andreas Mengel aus Schönefeld und des Vergaberechtlers Dr. Wolfgang G. Renner aus München (siehe Interview) erfolgte die europaweite Ausschreibung eines zehnjährigen Beschaffungsvertrags für die komplette Bildgebung, die an den Thüringen-Kliniken mehr als die Hälfte aller Investitionskosten ausmacht.

Den Zuschlag erhielt nach rund anderthalb Jahren Vorbereitung das Unternehmen Siemens. Der Vertrag trat im Jahr 2014 in Kraft und betrifft die komplette Radiologie mit drei MRT- und drei CT-Geräten und verschiedenen Röntgenanlagen für Durchleuchtung, digitales Röntgen und Angiographie, außerdem 45 Ultraschallgeräte an allen Standorten. „Stand heute können wir sagen, dass der Vertrag lebt“, betont der Leiter der Medizintechnik, Dipl.-Ing. Bernd Gutheil. „Wir haben bisher acht Ultraschallgeräte ausgetauscht und planen für 2016 weitere Erneuerungen. Bis 2018 wollen wir unsere Medizintechnik überall auf dem aktuellen Stand haben.“

Gute Argumente für langfristige Beschaffungsverträge

Dipl.-Ing. Bernd Gutheil, Abteilungsleiter Medizintechnik, Thüringen-Kliniken, Klinikstandort Saalfeld
Dipl.-Ing. Bernd Gutheil, Abteilungsleiter Medizintechnik, Thüringen-Kliniken, Klinikstandort Saalfeld

Für Krankenhäuser seien langfristige Beschaffungsverträge für Medizintechnik aus mehreren Gründen attraktiv, erläutert Mengel. Zum einen ließen sich dadurch Einsparungen generieren, die bei Einzelanschaffungen so nicht möglich wären: „Das Vergabevolumen ist bei langfristigen Verträgen, die mehrere Gerätegattungen umfassen, einfach wesentlich höher. Entsprechend steigt dann auch der Verhandlungsspielraum, und zwar nicht nur bei den Anschaffungskosten, sondern auch bei den Wartungsverträgen.“ Doch Geld ist nicht das einzige Argument: Langfristige Verträge gewährleisten auch, dass die Medizintechnik jahrelang auf dem jeweils aktuellsten technischen Stand bleibt, ohne dass ständig neue Ausschreibungen nötig werden.

Standort- und gerätegattungsübergreifende Verträge sorgen außerdem für mehr technische Homogenität: „Unser Ziel war schon länger ein möglichst einheitliches Medizintechnikkonzept über alle Standorte hinweg. Das wird durch den langfristigen Vertrag einfacher“, betont Gutheil. Vor allem die Anwender profitieren von einer einheitlichen Bedienphilosophie: Die Radiologen, die zwischen den Standorten rotieren, können an jedem Arbeitsplatz sofort arbeiten, ohne umdenken zu müssen. Sie haben Zugriff auf die Daten, die an anderen Standorten erhoben wurden. Und im Fall der MRT ist es sogar möglich, das Gerät in Rudolstadt von Saalfeld aus zu steuern.

Wenn langfristige Beschaffungsverträge so attraktiv sind, warum werden sie dann nicht viel häufiger abgeschlossen? „Das Interesse bei den Krankenhäusern ist auf jeden Fall da. Wir führen viele Gespräche zu diesem Thema, aber es gibt noch etwas Unsicherheit“, betont Mengel. Letztlich sind diese Verträge und das mit ihnen verbundene Vergabeverfahren für die Einrichtungen des Gesundheitswesens Neuland, sodass viel Überzeugungsarbeit geleistet werden muss. Auch deswegen hat man sich in Thüringen externe Unterstützung geholt: „Für mich war die Sache klar: Wenn die finanzielle Seite stimmt, dann machen wir das. Aber wenn wir es machen, muss es vergabe- und fördermittelrechtlich absolut sauber sein. Da wollte ich kein Risiko eingehen“, so Eberhardt. Um auf der sicheren Seite zu sein, hat der Geschäftsführer der Thüringen-Kliniken auch schon früh die Fördermittelgeber einbezogen: „Mir redet politisch niemand rein, aber es ist trotzdem wichtig, dass so etwas transparent läuft und sich niemand übergangen fühlt.“

Wettbewerblicher Dialog: Aufwändig, aber lohnend

Für die Vergabe wurde in Thüringen das Vergabeverfahren des wettbewerblichen Dialogs gewählt. „Das gibt es erst seit einigen Jahren. Die Thüringen-Kliniken waren eines der ersten Krankenhäuser, die das bei einem derart großen Vergabevolumen genutzt haben“, so Mengel. Zu den Vorteilen des wettbewerblichen Dialogs zählt für Mengel, dass der Kunde sich mit den in Frage kommenden Industrieunternehmen austauschen kann, bevor die Angebote auf dem Tisch liegen. So lässt sich gerade bei komplexen, langfristigen Verträgen eher gewährleisten, dass die Bedürfnisse des Kunden von den Angeboten auch wirklich abgedeckt werden. Damit es hinterher keine Probleme gibt, muss dieser Dialog sehr strukturiert und transparent ablaufen. Er muss auch gut dokumentiert werden, was relativ aufwändig ist (siehe Interview).

Bei den Thüringen-Kliniken hat der langfristige Partnerschaftsvertrag drei Säulen: „Es ging uns um die Investitionen in Neugeräte, die Finanzierungsphase und das Servicekonzept“, erläutert Gutheil. Mit am meisten Aufwand machte das Thema Neugeräte. Hier war eine detaillierte Bestandsanalyse nötig, die Gutheil und Mengel gemeinsam unter Einbeziehung der Anwender vorgenommen haben. Eine Aufgabe bestand beispielsweise darin, die CT-Geräte zu klassifizieren, um sicherzustellen, dass die Neugeräte später das gleiche Niveau haben wie heute. Allein das dauere bei einem großen Krankenhaus vier bis fünf Monate, so Mengel. Den eigentlichen Dialogprozess mit den Herstellern veranschlagt er auf drei Monate. Danach folgen weitere vier bis fünf Monate für die Ausschreibung: „Insgesamt muss man mit anderthalb Jahren rechnen, aber dafür hat der Kunde dann auch jahrelang Ruhe.“

Kernanforderung Flexibilität

Unverzichtbar ist neben der Bestandsaufnahme eine langfristige Bedarfsplanung. „Wir haben für jedes Jahr einen Plan aufgestellt und festgelegt, welche Geräte wann getauscht werden“, berichtet Gutheil. Das sei auch deswegen wichtig, weil bei manchen Anschaffungen bauliche Maßnahmen nötig sind. Trotz detaillierter Planung muss der Vertrag aber flexibel genug sein, damit das Krankenhaus auf einen sich in der Zukunft möglicherweise ändernden Bedarf reagieren kann und auch Spielraum für Innovationen hat, die zu Vertragsbeginn vielleicht noch nicht absehbar waren.

„Diese Flexibilität war uns ganz wichtig. Ohne sie kann ich mir so einen Vertrag nicht vorstellen“, betont Eberhardt. „Wenn ein Gerät nach sieben oder acht Jahren noch voll im Stoff ist, dann muss ich das nicht sofort austauschen. Dadurch gewinne ich dann Luft für andere Investitionen. Das muss im Vertrag geregelt sein.“ Als sehr hilfreich hat sich in den anderthalb Jahren, die der Vertrag läuft, auch das im Vorfeld vereinbarte Upgrade-Budget in Höhe von knapp fünf Prozent des Investitionsbudgets herausgestellt. Es wurde bereits einmal in Anspruch genommen, als kleinere Detektoren für die Diagnostikanlagen nachgerüstet wurden.

Insgesamt bewerten die Thüringer ihren langfristigen Partnerschaftsvertrag mit Siemens nach Ablauf des ersten Fünftels der Vertragslaufzeit als vollen Erfolg. Gutheil ist überzeugt davon, dass nicht nur andere kommunale Häuser, sondern auch beispielsweise Universitätskliniken von solchen Verträgen profitieren können. Mengel sieht das auch so: Die typische Zielgruppe sind für ihn Häuser mit mehr als 600 Betten sowie Spezialkliniken, die viel Technik einsetzen. „Das kann sich aber auch schon für ein 500-Betten-Haus rechnen.“
 


Interview mit Dr. Wolfgang G. Renner: „Es geht darum, Vertrauen zu bilden“

Bei der Aushandlung des langfristigen Beschaffungsvertrags der Thüringen-Kliniken mit dem Unternehmen Siemens im Bereich Bildgebung ließ sich der Krankenhausbetreiber von Dr. Wolfgang G. Renner, LL.M. von der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in München juristisch beraten. Der Rechtsanwalt erläutert den vergaberechtlichen Rahmen und benennt typische Fallstricke.

Sie waren als externer Rechtsanwalt an den Vertragsverhandlungen in Saalfeld beteiligt. Welche Rolle spielt der Jurist in einem solchen Projekt?

Der Jurist unterstützt den Auftraggeber und greift ihm da unter die Arme, wo ihm die spezifische rechtliche Kompetenz fehlt. Normale Vergabeverfahren können große Krankenhäuser in der Regel mit interner Expertise stemmen, aber bei solchen innovativen Projekten macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. Es braucht da ein wenig Erfahrung, und auch Ideen und den Willen zur Gestaltung. Nicht zuletzt muss bereits in der Anbahnungsphase penibel auf die Dokumentation geachtet werden, gerade wenn Fördermittel involviert sind. Sonst kommt da schnell jemand, der das vor der Vergabekammer anficht, und diese Verfahren laufen rein aktengesteuert.

Worauf sollten Krankenhäuser, die Ähnliches vorhaben, bei der Auswahl des Juristen achten, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt?

Der Jurist sollte natürlich in erster Linie ein guter Vergaberechtler sein. Das reicht aber nicht. Er muss auch ein guter Vertragsjurist sein, um den Auftraggeber bei der Vertragsgestaltung unterstützen zu können. Und dann sollte er über ein Mindestmaß an fachlichen Kenntnissen in dem Gebiet verfügen, um das sich der Vertrag dreht. Er muss verstehen, um welche Geräte es geht, muss die Lebenszyklen einschätzen können und wissen, an welchen Stellen Geld verdient wird und wo Risiken für den Auftraggeber liegen. Kurz gesagt: Ein guter Fachberater reicht nicht, wenn er die juristische Fachlichkeit nicht versteht, und umgekehrt hilft ein guter Jurist, der vom Thema keine Ahnung hat, auch nicht weiter. Der Kunde will am Ende fachlich gut beraten werden, rechtlich auf der sicheren Seite sein und einen vernünftigen Preis erzielen.

Sind solche langfristigen Partnerschaftsverträge vergaberechtlich überhaupt vorgesehen?

Sie sind vielleicht ungewöhnlich, aber realisierbar. Das Vergaberecht enthält allgemeine Regelungen für typische Vergaben, etwa den Bau von Verwaltungsgebäuden oder die Anschaffung von Großgeräten. Bei langfristigen Partnerschaftsverträgen besteht die Herausforderung darin, die allgemeinen Regelungen zu kennen und sie für die individuelle Situation zusammenzustellen. Die Kunst besteht darin, das Vergabeverfahren so zu gestalten, dass einerseits der Auftraggeber Herr des Verfahrens bleibt, andererseits die Unternehmen nicht mit überzogenen Forderungen und Regeln verschreckt werden. Letzteres beobachten wir oft bei Ausschreibungen von Behörden. Das ist dann ein großes Wunschkonzert: Es wird alles reingeschrieben, und am Ende kommen keine oder nur extrem teure Angebote.

Gibt es Ihrer Erfahrung nach bei Krankenhäusern Missverständnisse im Zusammenhang mit langfristigen Beschaffungsverträgen?

Klares Ja. Es gibt in dieser Branche und durchaus auch bei Juristen viele Bedenkenträger, sodass solchen langfristigen Verträgen oft von vornherein eine gewisse Ablehnungshaltung entgegenschlägt. Bei anderen innovativen Verfahren ist das allerdings nicht anders. Das muss man überwinden, und externe Expertise kann dabei helfen. Was auch hilft, sind Krankenhäuser, die so etwas schon einmal gemacht haben. Da gab es bisher nicht viele. Und deswegen findet Saalfeld auch über Thüringen hinaus Beachtung. Letztlich geht es immer darum, Vertrauen zu bilden.

In Saalfeld erfolgte die Ausschreibung in Form eines wettbewerblichen Dialogs. Was ist das genau?

Letztlich gibt es zwei Ausschreibungsverfahren, die für solche Verträge in Frage kommen, das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und der wettbewerbliche Dialog. Beides sind zweistufige Verfahren, was den Vorteil hat, dass in der ersten Stufe geklärt werden kann, ob die Unternehmen, die sich bewerben, grundsätzlich in der Lage sind, solche Aufträge auszuführen. Das kann nicht jeder. Dazu ist Finanzkraft nötig, ein breites Gerätespektrum und eine gewisse Fähigkeit zur Innovation, damit der Kunde sicher sein kann, auch in Zukunft gute Geräte zu bekommen. Anders als beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden beim wettbewerblichen Dialog nicht erst Angebote eingeholt, über die dann verhandelt wird. Es wird zunächst quasi auf der grünen Wiese verhandelt, bevor die Angebote gemacht werden, die dann allerdings nicht mehr nachverhandelt werden können.

Wo liegen die Vorteile des wettbewerblichen Dialogs?

Beides sind gute Verfahren, das muss man im Einzelfall entscheiden. Gerade bei Vertragsformen, die etwas innovativer sind, hat der wettbewerbliche Dialog Vorteile, weil das Krankenhaus vielleicht noch gar nicht so genaue Vorstellungen darüber hat, wie zum Beispiel langfristige Verträge gestaltet werden können. Da können dann auch die Unternehmen ihre Erfahrung besser einbringen.

Was sind die Hindernisse und Fallstricke bei langfristigen Beschaffungsverträgen?
Der wichtige Punkt ist die förder- und vergaberechtliche Absicherung durch gute Dokumentation und durch ein hohes Maß an Transparenz bei der Verfahrensorganisation. Die Bieter müssen sich fair behandelt fühlen, und aus der Dokumentation muss jeder Verfahrensschritt ersichtlich sein. Das macht Arbeit, aber es ist gerade gegenüber Fördermittelgebern eine Art Lebensversicherung. Ich würde auch empfehlen, im Vorfeld mit den Fördermittelgebern Kontakt aufzunehmen.

Das Interview wurde von Journalist Philipp Grätzel von Grätz geführt.


Datum: 15.02.2016


1 Philipp Grätzel von Grätz arbeitet als Freier Journalist und Redakteur für medizinische Themen und Technikthemen in Berlin.

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